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La pyramide de l’urgence

Posté le 28/06/13

Quand je présente ma formation sur l’e-mail comme je l’ai fait récemment aux cadres de la mairie de Nantes, je vois toujours une expression bizarre sur la tête des gens quand je dis la phrase suivante: “Un e-mail n’est JAMAIS urgent”.

Non. Jamais.

Laissez-moi vous expliquer pourquoi:

Un e-mail est asynchrone. Un mot pompeux pour dire que l’émetteur et le récepteur du message n’ont pas besoin d’être connecté en même temps. C’est le contraire d’une face à face, d’un appel téléphonique ou sur Skype.

Par définition donc, cela ne peut être urgent. Vous voyez un immeuble en flamme vous envoyez un email aux pompiers ?

Vous êtes témoin d’un accident de la route, vous tweetez à la Police ?

Bien sur que non. Vous prenez le téléphone et vous faites le 112 si vous êtes en Europe, 911 aux USA.

Bref, après ma présentation, j’ai eu l’idée de cet article. Je me suis demandé quelle était MA pyramide de l’urgence ? Alors j’ai pris mon moleskine et je l’ai dessiné. Un petit exercise que je vous recommande de faire. Définissez, VOTRE pyramide de l’urgence. Ensuite, vous définirez avec vos collègues la pyramide de votre équipe et puis pourquoi pas, au niveau de votre organisation ou de votre entreprise.

Voici la mienne:

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1) Face à face, réunions ou toute interaction humaine:

Si je parle à quelqu’un, si mes yeux sont connectés avec quelqu’un, c’est ma priorité numéro 1. Toujours. Le moment présent pour ceux qui connaissent Eckart Tollé. C’est le plus important. Le plus urgent. Toujours. Mon téléphone est sur “Ne pas déranger” dans ces moments. Mon téléphone est même rangé dans ces moments là. Je ne suis pas si IMPORTANT pour être dérangé à tout moment. Quand dans l’histoire de l’humanité, l’e-mail est devenu plus important que les personnes devant vous ? Quand Twitter et les mise-à-jour Facebook sont devenus prioritaires sur la personne en face de vous ? Vous ne DEVEZ pas être dérangé quand vous parlez à quelqu’un, ce N’EST PAS professionel. C’est même impoli.

2) les Favoris de mon iPhone 

Je suis sur que tous les téléphones ont cette fonctionalité maintenant. Si mon téléphone est sur “Ne pas déranger”, j’autorise quelques numéros à faire sonner mon téléphone. L’école de mes filles, leur mère, mes parents, mes frères et 3 amis très proches. 11 numéros de téléphone en tout. Si j’avais un patron, son numéro serait là dedans également. Ou bien les quelques collègues qui peuvent m’appeler en urgence. Bien sur, si je fais une présentation importante, si je rencontre un client, je mets mon téléphone sur le mode avion. Généralement c’est 1 ou 2 heures max. Mais si j’ai un déjeuner, je mets sur “Ne pas déranger”. Donc ces 11 numéros peuvent faire sonner mon téléphone. Je m’excuserai et je prendrais congés pour répondre à l’appel. Ou bien j’enverrais un texto pour dire “je te rappelle”. Pour que cette option sur mon iPhone fonctionne, je dois le verrouiller. Sinon il sonne.

3) Tel / SMS / Skype

Si je ne mets pas mon téléphone sur “Ne pas déranger”, les appels, les textos et les appels/chats Skype peuvent me déranger. Cela dit, si je dois travailler sur quelque chose, me concentrer, par exemple pour écrire ce billet, mon téléphone est sur “Ne pas déranger”, Skype est éteint. L’Attention est clé si vous ne voulez pas perdre de temps.

 

4) E-mail Pro:

Comme je l’ai déjà écrit, je regarde mes e-mails 3 fois par jour. Voir ce post. J’utilise l’appli Apple de mail pour mes emails pro.

 

5) E-mail Perso:

Sur mon téléphone, mes emails perso sont dans une autre application que mes emails pro. Pas de porosité entre les 2 mondes. J’utilse l’appli gmail. Dans l’ordre, quand vient la 1/2 h d’e-mail; je regarde d’abord le pro ensuite le perso.

 

6) Réseaux sociaux (i.e. LinkedIn pour moi) & Twitter

Ces applis ne peuvent JAMAIS m’interrompre. Jamais. D’ailleurs, j’ai enlevé toutes les notifications. C’est moi qui démarre, quand je l’ai décidé, ces applis. Elles ne me controllent pas. Là encore je les regarde 3 fois par jour. Après mes e-mails. Attention, ces applis peuvent être addictives.

 

7) Courriers postaux, et les trucs que je dois lire 

Sur les blogs que je lis, d’abord je les lis rapidement sur Feedly et ensuite si un article m’interesse je l’envois dans Evernote.

 

8) Info et reste du monde.

 

Maintenant, un exercise pour vous.

D’abord définissez VOTRE pyramide de l’urgence.

Deux, réunissez votre équipe et échangez sur une pyramide au niveau de votre équipe. Qu’est ce qui est URGENT ? Quel mode de communication ?

Trois, discutez avec les autres équipes avec qui vous interagissez, sur un moyen de communication quand quelque chose d’urgent survient. Peut-être un label dans un texto, un appel téléphonique, ou même une phrase anodine qui veut dire “Arretez ce que vous êtes en train de faire, quelque chose de grave est en train de se passer”. Dans la série “A la maison blanche” il y avait cette phrase “Mr McGarry voudrait vous présentez un viel ami”. Quand ils disaient cela, les personnes du cercle reconnaissaient ce code et savaient en 1 seconde que quelque chose d’important était en train d’arriver.

Mais un tweet ou un e-mail n’est JAMAIS Urgent. Grandissez un peu.

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3 commentaires

  1. Chantal says:

    Bonjour Damien,

    J’ai récemment découvert votre blog, et je vous remercie de l’ensemble, mais tout particulièrement de ce billet.

    Effectivement nous vivons dans un monde qui veut croire à tout prix à l’urgence.

    Et je suis encore surprise quand la personne avec laquelle je discute entend mon téléphone sonner (parce que j’avoue oublier parfois de lui couper son “sifflet” ;-D)et devant mon manque de réaction me demande si je ne réponds pas : non, je ne suis pas disponible, car je discute avec elle; et il y a un répondeur, de toute façon.

    • Merci pour votre message. Vous avez totalement raison. De toutes façons quand tout est urgent rien n est urgent. Luttons contre cette fausse hiérarchie des priorités.
      Bel été a vous. Inscrivez vous a la mailing list pour recevoir automatiquement mes articles dans votre boîte aux lettres.
      D’amie

      • Chantal says:

        Bonjour Damien,

        Vous pouvez ne pas publier (ou effacer) ce commentaire si vous le souhaitez, et je le comprendrai tout à fait, car il n’apporte rien au blog.

        Je vous remercie de votre proposition d’inscription à votre liste, mais je reçois déjà TROP de mails déjà, et je préfère gérer les blogs via les RSS; je gère mieux mon temps ainsi, et lis les blogs en fonction de me convenances.
        Belle journée à vous,

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